DTU’s BI-afdeling stod med et behov for meget specifikke kompetencer inden for et område, hvor der er en begrænset talentmasse i Danmark.
”Oplandet er forholdsvis begrænset, og det er svært at finde profiler, der både har teknisk dybde og er klar til at indgå i en kompleks organisation, og som har de specifikke tekniske kompetencer indenfor Oracle.”
Exopi Consulting leverede konsulenter med Oracle-erfaring, forberedt gennem Talent Academy-forløb.
“Profilerne fra Exopi kunne gå i gang med det samme og gå dybere ind i teknologien og havde også taget kurser på forhånd.
To konsulenter fra Exopi blev tilknyttet BI-teamet med en opgave, der både krævede teknisk indsigt og organisatorisk forståelse.
Gennem det, lederen selv beskriver som en læreperiode, blev samarbejdet en proces, hvor konsulenterne og teamet lærte at arbejde sammen, afstemme forventninger og skabe værdi i praksis – både internt og i samarbejdet med forretningen. Konsulenterne indgik i dialog med forretningsbrugere om databehov, test og validering, og bidrog til at omsætte forretningskrav til tekniske løsninger.
Integration med mening: Fleksibilitet, faglighed og ledelse i praksis
Lederen oplevede at konsulenterne trådte ind i opgaven med en klar fornemmelse af både kontekst og ansvar også i forhold til DTU´s arbejdskultur:
“Konsulenterne har haft en forståelse af, hvordan de skulle passe ind og hvad deres specifikke rolle er.”
Lederen, Morten Breinholm, spillede en aktiv rolle i at skabe et samarbejde præget af åbenhed, nysgerrighed og respekt. Ved samtidig at støtte teamet i at arbejde med forskellighed og fleksibilitet, har lederen været en aktiv medskaber af et samarbejde, der har båret frugt.
Motiverende og tillidsbaseret ledelse
ExOpi ser læringsperioden som en udviklings- og integrationsfase; en strategisk og værdiskabende del af samarbejdet. Det handler både om potentialet i konsulentens faglighed og at skabe de rette betingelser for trivsel, udvikling og gensidig forståelse.
Læringsperioden eller udviklings og integrationsfasen er ikke et tegn på usikkerhed – tværtimod. Den viser, at virksomheden har modet til at investere i et samarbejde, der bygger på tillid, udvikling og gensidig læring. Det er her, konsulentens styrker får lov at folde sig ud – og hvor virksomheden får adgang til nye perspektiver og kompetencer, som ellers ofte overses.
Løsningen og samarbejdet
”Vi har fået nogle konsulenter ind, der havde nogle kompetencer og en hel del gåpåmod”, fortæller lederen.
Samarbejdet med Exopi fandt sted midt i en brydningstid, hvor teamet skulle udvikle nye løsninger og navigere i tekniske forandringer.
”Konsulenterne kom ind med en gejst og energi, og det har været en kæmpe gevinst”.
Lederen fremhæver, at samarbejdet har fungeret rigtig positivt – både i forhold til opgaveløsning og integration i teamet.
”Konsulenterne har ikke kun bidraget med faglighed, men også med engagement og evnen til at medvirke til at løfte fællesskabet”.
Exopis metode og tilgang
”Jeg har oplevet, at vi har fået nogle velfungerende medarbejdere, der kunne indgå på lige fod med de andre,” fortæller lederen. ”Jeg har ikke oplevet, at nogen har stået bagved – for at være ærlig, har jeg ikke mærket det.”
Den løbende dialog og statusmøder skabte et kontrolleret og trygt miljø, hvor eventuelle udfordringer kunne håndteres – selvom det ikke blev nødvendigt.
“Det har været en meget tryg rejse – og godt at vide, at der er nogen, der kan hjælpe.”
Samarbejdet har været præget af en åben og løbende dialog:
”Den del har været superfed – at vi har haft en løbende dialog, hvor der måske kunne have været nogle udfordringer, og vi så skulle arbejde på at få det til at virke.”
Statusmøderne har fungeret som en tryg ramme.
”Vi har brugt statusøderne som en god snak om, at det går godt – i et kontrolleret miljø, hvor vi har kunne snakke om det.”
Lederen fremhæver trygheden i ExOpis tilgang:
“Det at tage nogen ind, der måske har haft det svært, eller været udenfor af den ene eller anden årsag og vide, at der er support og nogen til at håndtere, hvis der opstår noget udfordrende, det har helt bestemt været en meget tryg rejse.”
Samtidig understreger han at der ikke har været behov for ekstra støtte:
”Jeg har ikke oplevet, at vi har benyttet os af det – for det har fungeret godt.
Vi har faktisk ikke haft følelsen af, at der har været en egentlig særlig baggrund. Det har været en tryg rejse og godt at vide, at der er nogen, der kan hjælpe, hvis det knirker lidt.
Resultater
Effekten af samarbejdet har været tydelig
”Ved at vi er blevet væsentligt flere, så påtager holdet sig også flere opgaver.”
Konkret har Exopi-konsulenterne været med til at udvikle den platform, DTU BI står på i dag og medvirket til at skabe fremdrift.
“Vi har reduceret udestående opgaver og kundeforespørgsler fra to år til blot seks måneder – en markant fremdrift.”
Lederen oplever, at teamet nu har overskud til at tænke fremad.
“Den største gevinst har været, at vi nu har mulighed for at være lidt på forkant og kan være med til at præge, hvad det er, vi fremadrettet skal og vil.”
Match og den langsigtede værdi
“ Jeg synes, det har været et godt match i forhold til det, jeg efterspurgte – to forskellige profiler, og det, vi kendte til dem på forhånd, har gjort, at vi kunne sætte fokus på det, de er dygtige til. I dag bruger vi den ene til tekniske udviklingsopgaver og den anden til mere projektagtig styring – afdækning af forretningens behov og kommunikation med forretningen. Det har været et enormt godt match – og nemt som leder, når man kendte profilerne på forhånd og kunne skubbe dem i den rigtige retning”
Den viden og knowhow, som konsulenterne har opbygget, bliver nu i organisationen – og det er en stor gevinst.
”De har været med til at udvikle den platform, vi står på i dag – noget vi nu kan arbejde videre ud fra. Og det er jo dem, der har udviklet det. Havde jeg bare haft almindelige konsulenter, så var de jo gået ud af butikken nu – men her beholder jeg viden og knowhow i min organisation. Det er en kæmpe gevinst.”
Samarbejdet med Exopi har ført til konkrete og mærkbare resultater i DTU BI. Konsulenterne har været med til at opbygge det tekniske fundament i Oracle Fusion – som en fælles indsats, der nu muliggør digitalisering og forretningsanalyse.
“De har medvirket til at bygge det op de sidste 12 måneder – som en holdindsats. De har bygget det fundament op, som vi så kan bygge videre på.”
Det nye fundament er skabt med udgangspunkt i eksisterende Excel-løsninger og danner nu grundlag for fremtidig analyse i et dedikeret BI-værktøj.
“Konsulenternes opgave har været at udvikle løsningen, så nu kan vi flytte de her digitale processer, der er skabt i Excel, ind i et værktøj, der understøtter både digitalisering og analyse.”
Lederen ser transformationen som en succes og fremhæver, hvor afgørende Oracle-kompetencerne har været – både teknisk og organisatorisk.
“Oracle-kompetencer er der ikke så mange af i Danmark – så hvis vi ikke havde fået nogle konsulenter ind fra Exopi, som også kunne sætte sig ind i det tekniske, så var vi ikke nået så langt, som vi er i dag.”
Exopi Consulting er ikke et traditionelt konsulenthus
Lederen beskriver samarbejdet som et alternativ til den klassiske konsulentmodel. Et samarbejde, der bygger kompetencer op – ikke bare leverer dem.
“Jeg synes, det har været et glimrende samarbejde. Mit startpunkt har nok været, at det er godt at have nogen, der allerede kan – frem for at tage nogen ind, der skal i gang med rejsen og læres op.
Han understreger, at det kræver et stabilt fundament, før man kan skalere op – og at Exopi’s tilgang har gjort det muligt at bygge kompetencer op internt.
“Jeg har tænkt om det her samarbejde, at det har været et langt, trygt ansættelsesforløb – tænkt anderledes end andre konsulenthuse. De almindelige konsulenter fra de typiske konsulenthuse kunne jeg aldrig finde på at køre på den her måde – dem ville jeg kun have til en specifik opgave. Det ville betyde, at jeg selv skulle overtage ejerskab til det, de har udviklet, og at de så skulle ud så hurtigt som muligt.”
Lederen oplever en markant forskel på samarbejdet med Exopi og de klassiske konsulentaftaler
“I min optik har det været et helt andet forløb end en traditionel konsulentaftale – jeg kunne aldrig finde på at bruge almindelige konsulenter på den her måde. Det har været et bevidst valg – en bevidst undladelse af at bruge de traditionelle konsulenthuse og et bevidst valg med Exopi, fordi jeg kunne bygge kompetencerne op i min egen afdeling og beholde dem efterfølgende.”
Lederen beskriver, hvordan samarbejdet med Exopi har mindsket hans bekymringer ved at integrere konsulenter og ansætte medarbejdere, der måske ikke passer ind i en klassisk profil
”Jeg er på ingen måde lige så bekymret ved at ansætte i den kontekst, som jeg måske har været. Jeg synes, det har været væsentligt nemmere at integrere nogen, end jeg havde frygtet.”
Og han fremhæver, hvordan konsulenterne er blevet en del af teamets fælles udvikling
“Det har været en unik måde at få nogen med kompetencer ind i mit team – få dem ind og få det bygget op sammen med mine medarbejdere”.
Perspektiv fra en leder: Erfaringer og anbefalinger
”Det er en gevinst, at jeg har fået dem ansat.”
Hvis han skulle anbefale Exopi til en anden leder, ville han fremhæve:
“Den relativt gnidningsfrie proces – og at det faktisk har været meget nemmere at inkludere nogen, som jeg muligvis ellers havde fravalgt. Følelsen af, at der er et sikkerhedsnet eller støtte, hvis det skulle være svært – og at man altid kan række ud. Det har gjort det til en tryg rejse.”
På spørgsmålet om tre ord, der beskriver Exopi, svarer lederen:
“Det er en helt anden måde at arbejde på end med traditionelle konsulenter – for de vil have rigtig mange penge, og det skal gå hurtigt. Det her har været en proces – men til gengæld har vi fået nogen, vi har brug for specifikt, som nu er en helt integreret del af arbejdspladsen.”
“Vi har boostet enormt op på kompetencerne i teamet. Vi er gået fra at være én, der sad med alle opgaver, til at være fire-fem i perioden – hvoraf to af dem er kommet fra ExOpi. Det har givet et kæmpe løft, både i hænder og mulighed for at løfte opgaver.”
siger Morten Breinholm
Det er en gevinst, at jeg har fået dem ansat.”